Ekonomiskolan för nybörjare

Här nedan har vi samlat de grundläggande kunskaper som en företagare bör känna till innan man startar ett företag.

Vad händer om jag struntar i att bokföra?

Enligt bokföringslag och skattelagstiftning skall alla fysiska och juridiska personer som bedriver näringsverksamhet bokföra samtliga affärstransaktioner. De som åsidosätter bokföringsskyldigheten kan dömas till bokföringsbrott och skattebrott, oftast böter och fängelse som följd. Om man inte har en komplett bokföring beräknar skatteverket dina skattepliktiga inkomster skönsmässigt, leder oftast till att du får betala mer i skatt än du annars hade gjort.

Måste jag ha revisor för mitt aktiebolag?

De aktiebolag och utländska filialer som inte uppfyller mer än en av nedan ställda beloppsgränser behöver inte ha revisor.

  • 1,5 MKR i balansomslutning
  • 3 MKR i omsättning
  • 3 anställda.

Sedan kan det vara så att du ändå bör överväga att ha en revisor till bolag av andra skäl, såsom att banken kräver det osv. Revisorn avger revisionsberättelse som är ett kvalitetsstämpel, nackdelen är självfallet kostnaden som kan vara betungande för de allra minsta bolag. Diskutera gärna med oss, vi hjälper naturligtvis dig att välja bort revisorn eller hjälper dig till en revisor som passar dina förutsättningar.

Bokföra själv eller anlita byrå?

Vare sig man tycker om det eller inte, kräver även den minsta och enklaste verksamhet ett mer eller mindre arbetsamt pappersarbete. Vissa väljer att sköta hela administrationen själva medan andra anlitar en redovisningsbyrå att sköta hela administrationen eller enbart vissa delar. Den främsta anledningen till att företagare väljer att anlita en redovisningsbyrå för torde vara att de antingen inte känner till vilka lagar och regler som gäller och hur de ska bokföra alla verifikationer, medan den främsta orsaken till att företagare inte anlitar en redovisningsbyrå är för att spara in på redovisningsarvodet.

Nedan följer en kort sammanställning över de främsta för- och nackdelarna med att bokföra själv och att anlita en redovisningsbyrå:

SKÖTA PAPPERSARBETET SJÄLV

+ Ger bra kontroll och överblick

+ Du sparar pengar

– Kräver arbetstid – du får mindre tid åt annat

ANLITA REDOVISNINGSBYRÅ

+ Du kan vara säker på att allt blir rätt

– Kostar arvode

+ Spar tid – du får mer tid över till verksamheten

+ Du slipper pappersarbetet

Kostnaden

Det kan vara lockande att välja att sköta den löpande bokföringen och övrig redovisning själv för att spara in redovisningsbyråns arvode. Det man lätt glömmer är att den egna tiden oftast är väldigt dyrbar! En hantverkare kan vara ute hos en kund och bygga och en säljare kan få intäkter från ytterligare försäljning istället för att sitta på kontoret och ta hand om administrationen. Dessutom har en redovisningsbyrå rutinen inne och kan utföra samma mängd arbete på kortare tid än du själv kan. Nedan följer ett enkelt räkneexempel av kostnaden:

SKÖTA PAPPERSARBETET SJÄLV

Timarvode som du debiterar kund:800 kr
Tid det tar för dig att bokföra: 2 timmar
Kostnad för bokföring: 1600 kr

ANLITA REDOVISNINGSBYRÅ

Timarvode för bokföring: 600 kr
Tid det tar för byrån att bokföra: 1 timme
Kostnad för bokföring: 600 kr

Att välja att sköta bokföringen själv istället för att överlåta det åt en redovisningsbyrå kan alltså ofta innebära att lura sig själv – om man enbart gör det av ekonomiska skäl förstås. Att sköta pappersarbetet själv kan ge en utomordentlig kontroll över det ekonomiska läget medan du bokför. Å andra sidan ger vi en resultat- och balansrapport efter varje månad. I slutändan låter de flesta företagare det egna intresset för pappersarbete och administration avgöra. Vissa väljer också att lämna ifrån sig den krångliga delen – själva bokföringen – medan de sköter fakturering, löner samt in- och utbetalningar själva.

Om du skall starta en konsultfirma är förmodligen ditt behov av startkapital relativt litet. Ska du däremot starta en butik måste du bland annat skaffa lokal, inredning och varor. Funderar du på någon form av tillverkning måste du kanske skaffa både lokal, maskiner och råvaror.

Oavsett om ditt startkapital är stort eller litet är det mycket viktigt att veta hur stort ditt behov av startkapital är. Man brukar skilja på investeringskapital och rörelsekapital. Investeringskapital är pengar du behöver för att köpa maskiner, möbler, dator och annat som ska användas under en längre tid. Rörelsekapital är pengar som behövs till utbildning, hyra och råvaror eller varulager.

Kan jag få ha 31 mars som bokslutsmånad?

Ja, numera kan du göra det (gäller enbart AB), de som bedriver enskild näringsverksamhet eller i handelsbolagsform måste ha 31 december som bokslutsår.

Bank

I de allra flesta fall krävs det att du satsar egna pengar. När banken är med och finansierar är det viktigt att du har en genomarbetad affärsplan och en genomtänkt resultatbudget och ofta en likviditetsbudget som förklarar ditt investeringsbehov. Ofta vill banken ha någon form av säkerhet i ditt företag, exempelvis en företagsinteckning, eller i din privata egendom i form av borgen eller exempelvis ditt hus.

Statligt stöd

EU erbjuder mängder av bidrag, lån och andra stödformer. En av de myndigheter som arbetar med hantering av bidrag är Rådet för Europeiska socialfonden i Sverige (Svenska ESF-Rådet). Läs mer på http://www.esf.se

Riskkapitalbolag

Riskkapital är pengar som ökar om företaget går med vinst, men förloras om företaget går med förlust. Aktiekapital är sådant riskkapital. Läs mer om s.k. riskkapitalbolag på http://www.nutek.se/sb/d/528

Krediter från leverantörer

Ett sätt att finansiera sin verksamhet är att försöka förhandla till sig bra kredittider från sina leverantörer. Det optimala är förstås att hinna få betalt av sina kunder innan det är dags att betala leverantörerna.

Företagarlån via ALMI

Genom ALMI Företagspartner kan du ansöka om Företagarlån, som tillsammans med egen finansiering eller banklån kan ge tillgång till mer kapital. Företagarlånet kan täcka högst 50 procent av kapitalbehovet och kan i normalfallet uppgå till högst 250 000 kr. I vissa fall kan lån över 250 000 kr ges. Får lån upp till 50 000 kronor kan ALMI täcka 100 procent av kapitalbehovet. Läs mer på http://www.almi.se

FÖRBERED DITT BANKBESÖK

När du vid ditt första besök hos banken ska sälja in din affärside och övertyga banken om att du kommer att klara av att betala tillbaka ett lån ska du inte komma till banken med mässan i hand. Istället ska du presentera dina planer med pondus och självförtroende. Betona vilken nytta du kan bli för banken genom att du utnyttjar och betalar för bankens tjänster.

Det kan vara en god idé att beställa tid när du vill presentera dina planer. Bankfolk är ofta upptagna av besök eller ute på företagsbesök. Tänk på att banken har tystnadsplikt så du kan berätta om dina planer utan att de blir kända för din nuvarande arbetsgivare eller för dina konkurrenter.

Ta med din affärsplan och dina kalkyler

Kom väl förberedd till ditt bankbesök. Eftersom du ska sälja in dig själv och din affärside är det viktigt att presentationen av dig själv och din affärside görs på ett professionellt sätt. Ta med dig din affärsplan och en genomtänkt resultatbudget och likviditetsbudget som förklarar ditt investeringsbehov.

Var förberedd

Före besöket kan det vara klokt att gå igenom dessa frågor:

– Hur har du beräknat försäljningssiffrorna i resultatbudgeten?
– Vad händer om försäljningen blir 10% lägre än beräknat?
– Klarar företaget sig om priserna måste sänkas med 10%?
– Hur beroende kommer företaget att bli av en eller några få kunder?
– Vad händer om många kunder dröjer 10 dagar längre med sina betalningar?
– Är du säker på att få kredit hos leverantörerna?

Gör gärna dina kalkyler i ett kalkylprogram som Microsoft Excel och ta med dig din bärbara dator. Då kan du lätt visa vilken påverkan förändringar i försäljningspris, försäljningsvolym osv. för på resultatet.

RESULTATBUDGET

En resultatbudget kan enkelt beskrivas som en mer eller mindre kvalificerad gissning om hur det kommer att gå för företaget i framtiden.

Den löpande redovisningens värde som styrinstrument kräver att du arbetar med budget. Utan en budget att jämföra med blir siffrorna annars lätt hängande i luften. En del företag lägger inte föregående års siffror att jämföra med, vilket är bättre än ingenting alls. Det kan dock inte mäta sig med en väl genomtänkt budget.

Planeringshorisonten är ofta ett räkenskapsår. I företag med säsongsvariationer är det lämpligt att dela upp året i månader, medan det i verksamheter där intäkterna och kostnaderna fördelar sig jämnt över året kan räcka med att göra en budget för hela året som en klump.

Resultatbudgeten använder lämpligen samma bokföringskonton och har samma uppställning som den riktiga resultaträkningen, för att underlätta jämförelse. Exempel på hur en resultaträkning kan se ut finner du här.

MOMS

Utgående moms

På företagets försäljning ska, med vissa undantag, företaget lägga moms som företaget sedan betalar till staten genom en insättning på sitt skattekonto. Denna moms kallas utgående moms.

Exempel:

Företaget A säljer varor för 100 000 exkl. moms till Kund B. På priset ska Företaget A lägga 25 000 kr moms. Kund B betalar då 125 000 kr till Företaget A får de köpta varorna. Företaget A behåller 100 000 kr och betalar 25 000 kr till staten genom att göra en insättning på företagets skattekonto.

Momsen är alltså ingen kostnad för ditt företag, utan det är den slutlige konsumenten (Kund B) som egentligen betalar den.

Ingående moms

När du som företagare köper in varor betalar du priset inklusive moms till säljaren. Denna moms, som kallas ingående moms, får du sedan tillbaka från staten. Man brukar lite felaktigt säga att företag inte behöver betala någon moms på sina inköp. Sanningen är att företaget betalar momsen på de inköpta varorna, men sedan alltså för att “lyfta” (får tillbaka) denna moms.

Olika procentsatser

Det mesta som är momsbelagt har 25 procent moms, vilket brukar kallas “standardmoms”. Livsmedel och hotell träffas av en momssats om 12 procent medan resor, dagstidningar, bio, idrott och viss kultur träffas av 6 procent moms.

Detta procentsatser avser pålägget på priset exklusive moms. Om man vet priset inklusive moms men vill veta vad priset blir exklusive moms måste man räkna “baklänges”. Detta görs enklast genom att dividera priset inklusive moms med 1,[den aktuella procentsatsen].

Exempel:

Pris exklusive moms: 80 kr
Moms (25 %) 20 kr (80 x 0,25)
Pris inklusive moms: 100 kr

Pris inklusive moms: 100 kr
Moms (25 %) 20 kr (100/1,25)
Pris exklusive moms: 80 kr

Momsfri omsättningExport, import och EG-handel

För export, import och EG-handel gäller särskilda regler. Mer om detta finns att läsa på Skatteverkets hemsida (www.skatteverket.se).

Vissa områden är helt skattefria. Det innebär att du inte ska lägga någon moms på sålda varor och tjänster. Samtidigt får du inte lyfta momsen på dina inköp.

exempel på helt momsfria verksamheter är sjukvård, tandvård och social omsorg, viss utbildning, lotterier, bostadsuthyrning, gravöppning m.m. Mer information finns på www.skatteverket.se

Redovisning av moms

Om du är enskild näringsidkare och har en omsättning om högst 1 miljon kr får du redovisa momsen en gång per år i den vanliga självdeklarationen. Handelsbolag redovisar normalt moms varje månad, men är omsättningen under 200 000 kr per år kan bolaget välja att redovisa momsen en gång per år.

Om momsen inte redovisas i den vanliga deklarationen sker det i skattedeklarationen. Företag med en omsättning om högst 40 miljoner kr lämnas skattedeklaration den 12: varje månad (den 17:e i januari och augusti. Bolag med en högre omsättning redovisar moms två gånger per månad.

Om den utgående momsen (moms på försäljning) är större än den ingående momsen (momsen på inköp) ska företaget betala till staten (genom en insättning på skattekontot). Är den ingående momsen större än den utgående momsen får företaget istället tillbaka pengar. I båda fallen är det mellanskillnaden som betalar respektive erhålls.

Exempel:

Utgående moms på försäljning: 130 000
Ingående moms på inköp: 80 000
Att betala till skattekontot: 50 000 SEK

SKATTEKONTO

Alla fysiska och juridiska personer har ett skattekonto hos Skatteverket. Skattekontot liknar ett vanligt bankkonto till vilket man kan göra insättningar. Skatteverket drar sedan den moms, skatt och avgifter som den fysiska eller juridiska personen skall betala. När man betalar exempelvis arbetsgivaravgifterna till Skatteverket är det alltså till skattekontot man gör betalningen. Skatteverket drar sedan beloppet från kontot. I bokföringen har benämns skattekontot “Avräkningskonto skatt och avgifter” – så leta inte febrilt efter något annat!

Vid överskott på kontot erhåller man intäktsränta och vid underskott betalar man kostnadsränta.
BOKFÖRING

Vem måste bokföra?

Enligt bokföringslagen 2 kap är fysiska personer och dödsbon som bedriver näringsverksamhet, samt – med några få undantag – alla juridiska personer oavsett om de bedriver näringsverksamhet eller inte.

Följande text syftar till att skapa en uppfattning om vad bokföring är och vad syftet med den är. I Konsultregistret finner du redovisningsbyråer som kan svara på frågor och hjälpa dig med bokföringen.

Löpande bokföring

De löpande bokföringen består i att bokföra alla affärshändelser (försäljningar, inköp, inbetalningar etc.) kronologiskt och systemetiskt. Till varje affärshändelse måste det finnas något som verifierar att händelsen verkligen har ägt rum, en s.k. verifikation. En verifikation kan t.ex. vara en faktura, en ett inbetalningskvitto eller en reseräkning. Systematiken får man genom att bokföra verifikationerna i olika bokföringskonton. Exempel på några vanliga konton är:

1510 Kundfordringar

1920 Postgiro

2611 Utgående moms

3010 Försäljning

Varje bokföringskonto har en debet- och en kreditsida (uttalas kreedit). Saldot på ett konto ökar respektive minskar på antingen kredit- eller debetsidan beroende på till vilken kontoklass kontot här. Första siffran i kontot visar vilken kontoklass kontot hör till. 3010 Försäljning här således till kontoklass 3, som ökar i kredit.
En försäljning om 8 000 kr exkl. moms mot faktura (dvs. på kredit) bokförs då enligt följande:

Debet

3010 Försäljning: 8000 kr
2611 Utgående moms: 2000 kr

Kredit
1510 Kundfordringar: 10 000 kr

Försäljningen krediteras konto 3010 med försäljningsbeloppet exklusive moms. Momsen bokförs på konto 2611 och kundfordran debiteras konto 1510. Observera att en affärshändelse alltid måste balansera, dvs. debet och kredit måste vara lika stora. Verifikationen får denna affärshändelse består lämpligen av en faktura eller en faktureringsjournal, där månadens hela försäljning samlas.
När kunden betalar till företagets postgirokonto minskar saldot på kontot med kundfordringar samtidigt som saldot på postgirokontot ökar med lika mycket:

Debet

1510 Kundfordringar: 10 000

Kredit

1920 Postgiro: 10 000

Lämplig verifikation i detta fall är ett inbetalningskvitto från Postgirot eller en inbetalningsjournal.

Bokslut och årsredovisning
De flesta företag (utom de allra minsta) måste avsluta respektive räkenskapsår med ett bokslut. Vid bokslutsarbetet plockas saldona från respektive konto för att skapa en resultat- och balansräkning.
Aktiebolag och större verksamheter med andra företagsformer måste dessutom avge en årsredovisning som skickas till Bolagsverket och därigenom blir en offentlig handling som alla får ta del av.

DEKLARATION

Deklarationsskyldigheten är den 2 maj för alla deklarationsskyldiga, oavsett om det är en allmän eller särskild deklaration som ska lämnas (4 kap. 5 § LSK)

Anstånd
Om du är sjuk, bortrest en längre tid eller inte kan få hjälp med deklarationen i tid kan du ansöka om anstånd med att lämna in deklarationen i tid. Ansökan om anstånd görs hos Skatteverket.

Förseningsavgift
Den som inte avlämnar deklaration i tid kan påföras förseningsavgift (5 kap. 9-13§ LSK). Denna utgår med 1 000 kr får annan skattskyldig än aktiebolag och ekonomisk förening. För aktiebolag och ekonomisk förening är avgiften 5 000 kr. In inte självdeklarationen inte kommer in inom tre månader från den tidpunkt då den skulle ha lämnats (alltså normalt den 2 augusti) påförs ytterligare en avgift. Om deklarationen kommer in mer än fem månader för sent ska en tredje förseningsavgift påföras. Förseningsavgiften är inte avdragsgill!

Blankett SDI och K10
Som företagare kan du inte lämna en förenklad självdeklaration. Istället ska du använda den särskilda självdeklarationen (SD1). Har du ett fåmansbolag ska du också lämna blankett K10 som bifogas din privata deklaration. På K10:an beräknar du bland annat utdelning från bolaget och kapitalvinst när du säljer andelar (aktier) i fåmansbolag.

Blankett NI och N2
En enskild verksamhet med en omsättning som är högre än 20 prisbasbelopp skall upprätta bokslut och deklarera med blankett N2. N2:an innehåller ett räkenskapsschema som motsvarar bokslutet. Enskilda verksamheter med lägre omsättning för istället använda den enklare blanketten N1, som är en slags förenkling av ett vanligt bokslut.

Blankett N6
Blankett N6 används för beräkning av räntefördelning och expansionsfond.

Handelsbolag
Alla handelsbolag och kommanditbolag ska göra bokslut för varje räkenskapsår. För deklarationsändamål används blankett 4 Näringsuppgifter för handelsolag.

Varje bolagsman fyller också i blankett N3A, som visar respektive bolagsmans andel av resultatet. Denna blankett blir en bilaga till bolagsmannens privata deklaration. Handelsbolags delägare som är juridiska personer använder istället blankett N3B.

Aktiebolag och ekonomiska föreningar
Alla aktiebolag och ekonomiska föreningar är deklarationsskyldiga och måste upprätta bokslut, oavsett omsättning. Deklarationen lämnas på en blankett som heter särskild självdeklaration 2, som innehåller ett räkenskapsschema som motsvarar bokslutet.

AVDRAG

Den allmänna regeln är att alla kostnader för att förvärva och bibehålla intäkter är avdragsgilla, dvs. kostnader som är nödvändiga för att driva verksamheten framåt. Det finns dock en del undantag. Kontrollera med din revisor eller med Skatteverket för att undvika skattetillägg om du är det minska osäker.

Bokföringsmässigt resp. skattemässigt resultat

Om en kostnad är avdragsgill eller inte påverkar inte företagets bokföringsmässiga resultat, dvs. det “verkliga resultatet” , det som syns i resultaträkningen. Det skattemässiga resultatet påverkas dock, och det är det skattemässiga resultatet företaget ska betala skatt på. Det skattemässiga resultatet erhålls genom att man “lägger tillbaka” de kostnader som finns med i bokföringen och påverkar resultatet men som inte är avdragsgilla. Se följande exempel:

Försäljning: 100 000
Kostnad för sålda varor: 30 000
Bruttoresultat: 70 000

Löner: 10 000
Övriga kostnader: 15 000 (varav 5000 som inte är avdragsgilla)

Bokföringsmässigt resultat: 45 000

Före skatteåterföring av icke avdragsgilla kostnader: 5000

Skattemässigt resultat: 50 000

Skatt: 14 000 (50 000 x 28%)

Bokföringsmässigt nettoresultat: 36 000

Icke avdragsgilla kostnader

En del kostnader i verksamheten är av olika skäl inte avdragsgilla trots att de kan vara nödvändiga för företagets fortlevnad.

– Kostnader för registrering av företaget

– Böter och felparkeringsavgifter

– Inkomstskatter

– Restavgifter

– Viten

– Skattetillägg

– Förseningsavgifter

– Avgifter för svartbygge

– Överlastavgifter

– Medlemsavgifter

– Representation över 90 kr per person

Maskiner, bilar, kontorsinredningar och andra inventarier brukar kallas anläggningstillgångar. En kostnad ska motsvara “förbrukade resurser” i ett företag och eftersom exempelvis en maskin används under flera år ska kostnaden också fördelas över dessa år. Denna fördelade kostnad kallas “avskrivning” och är förstås avdragsgill. Se följande exempel:

Inventarier och lager

Gustav köper en maskin för 100 000 kr. Maskinens nyttjandelängd beräknas till 10 år. Kostnaden direkt vid inköpet uppgör till 0 kr, medan kostnaden för det aktuella året och följande 9 år blir 10 000 kr (100 000 kr / 10 år).

Ungefär detsamma gäller varulager endast förbrukade resurser (varor i detta fall) är avdragsgilla. Inköp av varor kostnadsförs alltså inte direkt vid inköpet, utan först då de förbrukas. Kostnad för sålda varor (KSV) beräknas då enligt följande:

Ingående lager den 1 januari var 100 000 kr. Under året har inköp för 250 000 kr gjorts. Den 31 december fanns varor får 120 000 kr i lager.

IB Lager: 100 000
Årets inköp: 250 000
UB Lager: 120 000
KSV: 230 000

Övriga avdragRepresentation
RepresentationsmiddagKostnader för representation är avdragsgilla med 90 kr exkl. moms per person och måltidspresentation. För frukost och fika är beloppet 60 kr exkl. moms. Kringkostnader för exempelvis greenfee och teaterbiljetter är 180 kr exkl. moms per person. Observera att dessa belopp gäller för år 2004.

Tips om övriga avdrag som du få göra privat eller i näringsverksamheten får du genom nyhetsbrevet Avdrag.se. En prenumeration kostar 500 kr per år, pengar som du snabbt får tillbaka genom att utnyttja tipsen. Läs mer på:
www.avdrag.se

Undvik skattetillägg
Yrka alla avdrag öppet i deklarationen i exempelvis en bilaga. Dölj inte tveksamma poster eftersom du vid upptäckt kan tvingas betala skattetillägg. Skatteverket ger ut anvisningar om vilka kostnader som är avdragsgilla. Dessa anvisningar kan erhållas kostnadsfritt från Skatteverket.

LÄNKTIPS

www.avdrag.se
www.skatteverket.se

SKATTER OCH AVGIFTER FÖR ANSTÄLLDA

Arbetsgivaravgifter
På utbetald bruttolön och anställdas skattepliktiga förmåner ska du som arbetsgivare betala arbetsgivaravgift om 31,42 procent (2010). Arbetsgivaravgiften redovisas i företagets skattedeklaration och betalas till skattekontot.

Särskild löneskatt
Har företaget en pensionär anställd ska företaget betala särskild löneskatt istället för arbetsgivaravgift. Procentsatsen är för inkomståret 2010 24,26 procent. Med pensionär menas en person som vid årets början år 65 år eller äldre.

Preliminär A-skatt
På de anställdas ersättningar i form av kontant lön, förmåner och andra ersättningar ska du som arbetsgivare göra skatteavdrag. Hur högt avdrag som ska göras beror på den skattskyldiges folkbokförings kommun och årsinkomst och framgår av den andställdes skattsedel. Skattsedeln kan den anställde själv beställa från Skatteverkets hemsida (www.skatteverket.se) eller genom Skatteupplysningen (0771-567 567). Om en anställd en månad för 15 000 kr i bruttoersättning och träffas av en kommunalskattesats om 30 procent blir skatten enligt följande:

Bruttoersättning: 15 000 kr
Skatteavdrag: 4500 kr (betalas till företagets skattekonto)
Nettoersättning: 10 500 kr (utbetalas till den anställde)

Mindre ersättningsbelopp

Kontrolluppgifter
Avdragen preliminär A-skatt, arbetsgivaravgift och särskild löneskatt redovisas i företagets skattedeklaration och betalas varje månad. Dessutom skall företaget lämna kontrolluppgift till Skatteverket och den anställde i januari månad följande år. Kontrolluppgiften innehåller uppgifter om den anställdes ersättningar under året och avdragen skatt. Det är dessa uppgifter som sedan finns förtryckta på den enskilde medarbetarens privata deklarationsblankett.

Om ersättningen till en anställd är mindre än 1 000 kr per är behöver inte företaget betala någon arbetsgivaravgift eller dra någon preliminär A-skatt.